Электронный архив - ООО "СЭД"

Перейти к контенту

Главное меню:

Что такое «Электронный архив документов»

На сегодняшний день, это, пожалуй, самое удобное средство хранения бумажных документов, переведенных в электронный вид. Чем же так удобен этот способ хранения и что практически он нам дает? Для того чтобы понять это, проведем сравнение между традиционным бумажным архивом и архивом электронным.
Первое и самое наверно важное преимущество электронного архива перед бумажным, это быстрота поиска и извлечения нужного документа. Особенно это важно, если документ, к примеру, бухгалтерский, и его затребовала налоговая инспекция. Причем, программное обеспечение электронного документооборота, на основе которого и работает поисковая система, может быть то, которое используется на вашем предприятии. Для того чтобы найти какой-либо документ, сотруднику достаточно ввести параметры поиска конкретного документа, после чего, данный документ, а точнее, его скан-образ, появится на экране. Далее он может быть распечатан или скачан на другой носитель информации. И весь этот процесс у Вас займет считанные минуты, а то и секунды. А теперь представьте, сколько времени понадобиться на поиск такого документа в бумажном архиве: сначала найти папку, в которой хранится искомый документ, затем в этой папке найти сам документ, затем сделать его ксерокопию, после чего только вернуть его на место.
подготовка документов
поиск документов
Второе. Качество хранения документов. Известно, что для хранения бумажных документов необходимо обеспечить целый ряд мер, таких как противопожарная безопасность, поддержание определённой температуры, влажности в хранилище, обеспечение охраны и тем не менее, риск утраты бумажного документа достаточно велик. Причин тому может быть несколько: это и потеря читаемости документа при его многолетнем хранении и все те же пожары, в процессе тушения которых срабатывание противопожарной системы все равно может привести к полной или частичной утрате бумажного документа. Документы же в электронном виде сохраняются практически сколь угодно долго и в прекрасном качестве. А отсюда, и третье преимущество электронного архива – снижение финансовых рисков, связанных с потерей и утратой значимых документов, в том числе и штрафов за их отсутствие.
И наконец, четвертое, а в конкретных случаях, может быть и самое существенное из всех вышеперечисленных преимуществ – это возможность обеспечения оперативного документооборота с удаленными подразделениями или удаленными рабочими местами компании.
Это преимущество может высвободить большое количество времени дорогостоящего квалифицированного персонала, что приведет к значительной экономии средств компании.
И в заключении хотелось бы отметить, что электронный архив документов не подменяет бумажный архив, а действует как бы параллельно с ним, обеспечивая быстрый поиск, извлечение и сохранность документов в электронном виде.

Этапы организации электронного архива документов:
  • Выявление структуры документооборота предприятия или использование существующей номенклатуры дел на предприятии.
  • Сканирование всех документов.
  • Верификация каждого отсканированного документа.
  • Ввод данных в карточки поиска, согласно номенклатуре дел предприятия.
 
 

 
«СЭД» 2015
Назад к содержимому | Назад к главному меню